Comment réaliser un audit interne ?

Hervé Commeyras est consultant chez QualNet depuis 5 ans. Fort de son expérience sur des fonctions qualité pendant près de 20 ans et de son activité d’auditeur indépendant, il a démarré en 2021 un cycle d’audits internes des processus de QualNet. Il nous livre dans cet entretien sa vision sur le rôle d’auditeur interne.

Est-ce que tu peux nous expliquer ce qu’est un audit interne ?

Hervé : “La posture de l’auditeur interne suit la norme ISO 9001, pour préparer les audits externes et obtenir ou renouveler la certification. Par rapport à la norme ISO 9001, il n’est pas nécessaire de partir des documents internes existants. On peut questionner et interroger de façon plus libre et spontanée que dans un audit externe.

Le mot d’ordre c’est l’amélioration continue. Ce n’est pas un outil à un usage unique, mais il faut vraiment le voir sur le long terme.».

Quels sont les objectifs d’un audit interne ?

Hervé : « C’est un moment de pause et de réflexion pour revenir sur le fonctionnement d’un processus, avec des personnes qui sont plongées au quotidien dans l’opérationnel. L’audit interne est l’occasion pour eux de prendre du recul sur leur organisation. L’idée est de questionner les fonctionnements et les organisations pour pousser les collaborateurs à sortir de leurs automatismes quotidiens. »

Etre auditeur c’est jouer le candide, poser des questions bêtes et oublier ce que tu connais – ou plutôt ce que tu penses connaître !

Quelle est ton expérience en tant qu’auditeur interne ?

Hervé : « J’ai suivi une formation et obtenu la certification IRCA de l’AFNOR pour devenir auditeur externe. Quand on réalise un audit externe, on est dans un processus très normé, qui respecte plein de règles. Pour un audit interne, on peut se détacher un peu plus des règles et adapter la méthode, adopter un formalisme assez libre.

Personnellement en tant que technicien puis responsable qualité, j’ai toujours réalisé des audits internes – ça fait partie de la fonction. Au total, je pense avoir réalisé une dizaine d’audits externes et une bonne centaine d’audits internes.»

Comment as-tu abordé, préparé les audits que tu as mené chez QualNet ? Ça ne doit pas être facile d’auditer tes collègues ?

Hervé : « L’audit interne a souvent une mauvaise image et il faut faire comprendre aux gens audités que c’est utile pour eux. Je débute toujours les audits par une réunion de lancement pour expliquer l’objectif de l’audit, le déroulé et les mettre à l’aise.

Personnellement je trouve vraiment intéressant d’avoir une vision un peu plus complète et moins opérationnelle de l’activité des autres processus. Mon objectif est que des vrais sujets de fond ressortent de l’échange et que ça aide le processus à grandir. Il est satisfaisant de voir mon interlocuteur prendre des notes et constater que ça lui donne des idées ! »

Quelles sont selon toi les qualités nécessaires pour être auditeur interne ?

Hervé : « La règle n°1 : c’est d’être factuel. Il faut être en capacité de faire émerger des sujets, sans être jugeant ni culpabilisant et surtout éviter de rentrer dans le conflit ou la justification.

Naturellement, on est tenté de donner son ressenti. Et il faut faire attention à ça. J’essaie vraiment de partir des faits, de faire des constats et de ne pas proposer de solutions. Alors que, c’est ce que l’on est tenté de faire de façon instinctive, c’est comme un réflexe.
J’aime bien l’image de la plante : on plante les graines et elles poussent toutes seules, ce sont elles qui font le job – c’est pareil pour un processus ! ».

Si tu devais donner un conseil à quelqu’un qui va mener un audit pour la première fois ça serait quoi ?

Hervé : « Mettre de côté son ressenti, même si ça n’est pas toujours facile ! »

 

Merci d’avoir lu cet article jusqu’au bout ! Si vous avez envie de poursuivre l’échange sur ce sujet de l’audit avec Hervé, vous pouvez le contacter sur Linkedin.