Documents qualité : 5 bonnes pratiques pour bien les gérer

La gestion efficace des documents qualité est une composante essentielle de toute stratégie de management de la qualité. Elle implique non seulement la création et la maintenance de documents précis et à jour, mais aussi la garantie de leur accessibilité et de leur conformité aux normes en vigueur. Dans cet article, nous explorons cinq bonnes pratiques clés pour optimiser la gestion de vos documents qualité.

Catégoriser et structurer vos documents qualité

La première étape vers une gestion efficace des documents qualité est de les catégoriser clairement. La documentation qualité doit inclure tous les documents utiles : manuel qualité, procédure, instruction de travail et enregistrement.

Cette pyramide documentaire qualité permet de classer les documents, du plus stratégique au plus opérationnel. Mais il est aussi possible d’adopter d’autres méthodes de classements, plus transversales :

• Classification par processus
• Classification par fonction ou métier
• Classification par site géographique
• …

 

La structuration de votre documentation qualité doit refléter la réalité opérationnelle de votre structure, pour faciliter son appropriation par tous.

Il est important de bien réfléchir à cette structure pour faciliter l’accès aux documents pour les utilisateurs. Une structuration adéquate permet une meilleure diffusion, communication et mise en application des procédures au sein de l’entreprise.

 

Des documents qualité clairs et homogènes

Chaque document qualité doit être rédigé et présenté de manière claire. L’expérience utilisateur est ainsi renforcée et facilite l’appropriation du système qualité. L’idéal est de mettre en place une bibliothèque de modèles pour garantir l’homogénéité des documents.

Ces modèles de documents qualité permettent :

• Aux utilisateurs d’identifier rapidement le type de document (procédure, instruction…) ;
• De respecter la charte graphique de l’entreprise ;
• D’éviter les oublis de mentions obligatoires tel que la référence, la date ou le processus concerné par l’application du document qualité ;
• D’automatiser des tâches à faible valeur ajoutée.

Mettre à jour régulièrement vos documents qualité

Une documentation qualité doit être dynamique, c’est-à-dire régulièrement mise à jour pour refléter les changements dans les processus, les normes et les réglementations. L’importance de la mise à jour des documents qualité ne peut être sous-estimée, car elle garantit la pertinence et la fiabilité du système de management de la qualité. C’est également un point d’attention particulier lors des audits.

Des révisions périodiques doivent être planifiées et réalisées pour s’assurer que chaque document reste à jour et conforme à la réglementation.

 

 

 

 

Gestion des habilitations

Un autre aspect important de la gestion des documents qualité est celle des habilitations. La mise à disposition des documents aux bonnes personnes est indispensable.

Au-delà de celle des documents, une révision périodique des habilitations et des accès est donc nécessaire.

 

Utiliser un logiciel de gestion documentaire adapté

L’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire (GED) adapté est cruciale pour une gestion efficace des documents qualité. Une GED offre des fonctionnalités telles que le stockage sécurisé, la recherche, la traçabilité des modifications et la gestion des droits d’accès.

Un bon logiciel de gestion documentaire permet non seulement de gérer efficacement les documents, mais aussi d’automatiser des processus tels que la notification des mises à jour et la distribution des documents aux parties prenantes concernées.

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En résumé, une gestion optimale des documents qualité nécessite une catégorisation et une structuration claire, des mises à jour régulières, des instructions qualité bien élaborées, et l’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire adapté. En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent garantir que leurs documents qualité sont toujours précis, accessibles et conformes aux normes en vigueur, contribuant ainsi à l’excellence globale de leur système de management de la qualité.