Comment choisir un logiciel de GED qualité ?

La documentation est un élément central dans un système de management de la qualité. S’équiper d’une GED est un excellent moyen de garantir la pérennité et la maintenance de sa documentation qualité.
En effet, un logiciel de gestion électronique de documents n’est pas une simple question de conformité réglementaire. Une GED qualité permet d’assurer une traçabilité sans faille, une meilleure collaboration entre les équipes et une connaissance des documents de référence.

Dans cet article, nous détaillons les critères essentiels à prendre en compte pour choisir une GED qualité adaptée à vos attentes.

Rédaction d’un cahier des charges pour une GED qualité

 Pour élaborer votre cahier des charges, il est important de connaître et comprendre le contexte de votre gestion documentaire qualité.

 

Audit et connaissance de l’organisation existante

L’évaluation des processus actuels est la première étape vers l’optimisation de votre système documentaire. Il s’agit de comprendre comment les documents sont actuellement gérés, identifier les difficultés de mises à jour, les doublons ou encore les lacunes en termes d’accès et de sécurité. Cela implique de comprendre comment les documents sont créés, stockés, partagés et consultés par les utilisateurs.

 

Identification de vos exigences réglementaires

Chaque secteur d’activité est soumis à des réglementations spécifiques. Il est important d’identifier les exigences légales et normatives relatives à la gestion documentaire. Cette étape garantit que la solution choisie permettra de se conformer aux différentes normes en vigueur, évitant ainsi les risques de non-conformité en cas d’audit.

 

Définir les objectifs de votre système documentaire

La définition claire des objectifs de votre système documentaire est essentielle. Ces objectifs peuvent inclure l’amélioration de l’accessibilité et de la traçabilité des documents, la réduction des temps de recherche, l’optimisation des processus de validation, ou encore le renforcement de la sécurité des données. Ils serviront de guide pour le choix de votre solution GED, assurant qu’elle réponde précisément à vos besoins spécifiques.

 

Les critères de sélection d’un logiciel de GED qualité

Voici une liste non exhaustive de critères à prendre en compte pour analyser les différentes offres, tant sur le plan fonctionnel que technique.

 

Conformité et certification

Une solution de GED doit permettre de respecter les normes ISO pertinentes et autres certifications sectorielles, garantissant ainsi la conformité et la reconnaissance de la qualité de gestion de votre entreprise.

Notre conseil : mentionnez explicitement dans votre cahier des charges les exigences auxquelles est soumise votre entreprise.

 

Ergonomie et interface utilisateur

Une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser est primordiale pour assurer l’adoption du système par tous les utilisateurs.

Notre conseil : pour vous faire une idée de la facilité d’utilisation, demandez à tester le logiciel pendant une période d’essai.

Fonctionnalités clés nécessaires

Assurez-vous que les fonctionnalités essentielles d’une GED qualité existent dans l’outil :

• Recherche simple ou avancée
• Plan de classement
• Gestion des versions et des révisions de documents
• Rédaction de nouveaux documents et gestion des métadonnées
• Cycle de signature et de validation automatisé
• Gestion des habilitations et des droits d’accès
• Consultation et impression des documents

 

N’hésitez pas à compléter cette liste en fonction de vos besoins et vos attentes.

Pour chacune de ces fonctionnalités, détaillez votre vision de la fonctionnalité, vos besoins particuliers identifiez lors de la phase d’audit et l’importance de cette fonction dans votre organisation.

 

 

Intégration et compatibilité avec votre système d’information

Votre logiciel de GED qualité doit pouvoir s’intégrer harmonieusement avec les outils et l’infrastructure informatique déjà en place. Modalités de connexion, type d’hébergement, interface avec ERP… il ne faut pas sous estimer les dimensions techniques liées au déploiement d’une GED qualité.

 

Notre conseil : votre service informatique doit être associé au projet le plus tôt possible pour éviter des déconvenues tardives.

Sécurité des données et sauvegarde

La sécurité des données d’un système de management qualité est non négociable. Un logiciel de GED qualité doit offrir des garanties solides en termes de protection et de confidentialité des informations.

La question des sauvegardes et de la récupération des données est également un point qui doit être abordé lors des échanges avec votre fournisseur. Optez pour une solution offrant des fonctionnalités avancées de sécurité, telles que le chiffrement des données, les sauvegardes régulières et les plans de récupération des données, pour garantir l’intégrité et la disponibilité de vos documents qualité.

Disponibilité du support fonctionnel et technique

Au-delà des fonctionnalités d’une GED qualité, il ne faut pas sou estimer les services associés qui sont déterminants dans la réussite de votre projet. Un support réactif et compétent est crucial pour résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir.

 

Plan de déploiement

La mise en œuvre d’une GED qualité est un projet transversal qui nécessite une gestion de projet efficiente. Méthodologie projet, rétroplanning, identification des rôles et formation sont des critères de sélection à prendre en compte.

 

Notre conseil : n’hésitez pas également à vous assurer des compétences et de l’expérience des chefs de projets qui vous accompagneront en demandant leur CV par exemple.

 

Pour conclure, la sélection d’un logiciel qualité ne se limite pas à une liste de fonctionnalités. Elle nécessite la rédaction d’un cahier des charges détaillé et un critère précis de comparaison des offres. Cette démarche vous permettra de faire le bon choix pour votre GED qualité et ainsi améliorer significativement votre gestion documentaire.