Choisir le meilleur logiciel de gestion de la qualité en 2025
Article publié le 7 février 2025
Pour un responsable qualité, garantir la traçabilité et le suivi de la démarche qualité est un enjeu majeur. Choisir le bon logiciel de gestion de la qualité peut s’avérer complexe. Ce guide vous accompagne grâce à une méthode structurée pour analyser vos besoins, comparer les solutions et faire le bon choix de logiciel de gestion de la qualité.
Table des matières
- Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de la qualité ?
1.1. Les outils bureautiques : une solution de départ
1.2. Logiciel de gestion de la qualité
1.3. Solution verticalisée ou personnalisable - Choisir un logiciel de gestion de la qualité
2.1. Analysez vos besoins
2.2. Étudiez les critères techniques et fonctionnels
2.3. Comparez les solutions disponibles
2.4. Testez et validez les outils
1. Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de la qualité ?
1.1. Les outils bureautiques : une solution de départ
Les outils bureautiques, tels que Microsoft Excel, sont largement répandus dans l’univers professionnel et utilisés pour gérer les données et les processus qualité.
Faciles d’accès et d’utilisation, familiers pour de nombreux utilisateurs, ces outils sont souvent un point de départ évident pour la gestion de la qualité.
Cependant, les outils bureautiques présentent des limites dès que les exigences qualité augmentent, notamment en matière de traçabilité, de sécurité des données et de gestion des accès.
Avantages des outils bureautiques :
- Simplicité d’utilisation
- Accessible à tous les utilisateurs
Limites des outils bureautiques :
- Automatisation limitée
- Absence de traçabilité avancée (audit trail)
- Problème de sécurité et confidentialité des données
1.2. Logiciel de gestion de la qualité
Un logiciel spécialement conçu pour la gestion de la qualité offre des fonctionnalités avancées qui répondent aux besoins spécifiques des normes et réglementations. Ces solutions permettent la centralisation des documents et l’automatisation des processus.
Avantages d’un logiciel de gestion de la qualité :
- Automatisation avancée des processus
- Centralisation des données et documents
- Traçabilité complète (audit trail inclus)
Inconvénients d’un logiciel de gestion de la qualité :
- Phase initiale de paramétrage
- Nécessité de former les administrateurs
Ces outils sont indispensables pour optimiser la gestion de la qualité dans un environnement réglementaire exigeant.
1.3. Solution verticalisée ou personnalisable
Il existe deux grandes familles de logiciels de gestion de la qualité.
- Une solution verticalisée est un logiciel prépackagé, conçu pour un besoin ou un secteur d’activité donné. Une solution verticalisée intègre des fonctionnalités standards et communes à toutes les entreprises.
- Une solution personnalisable est un logiciel sur mesure qui fonctionne avec une approche projet en fonction des besoins de l’entreprise.
À lire également :
Pourquoi s’équiper d’un logiciel QHSE ?
2. Choisir un logiciel de gestion de la qualité
2.1. Analysez vos besoins
- Identifiez les processus à digitaliser : gestion documentaire, audits, gestion des non-conformités, CAPA…
- Recensez les attentes des parties prenantes : assurez-vous, au-delà des besoins de l’équipe qualité, que les besoins de tous les processus, des équipes IT et de la direction sont pris en compte ;
- Priorisez les fonctionnalités essentielles : paramétrage, reporting, automatisation…
2.2. Étudiez les critères techniques et fonctionnels
Faites une liste des critères de choix importants pour vous :
- Mode SaaS ou on-premise selon vos contraintes IT ;
- Facilité d’utilisation et interface intuitive ;
- Personnalisation et évolutivité pour s’adapter aux besoins futurs ;
- Références clients et retours d’expériences
- Capacité d’intégration avec les outils existants
- Service d’accompagnement et de support pour garantir une mise en œuvre efficace
- …
Cette liste de critères permet de créer une grille d’évaluation pour comparer objectivement les différentes offres de logiciels de gestion de la qualité.
2.3. Comparez les solutions disponibles
Pour identifier les solutions disponibles sur le marché, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs sources, en commençant par une recherche sur internet.
Vous pouvez aussi consulter des médias ou des supports spécialisés tels que les réseaux sociaux, les newsletters ou les forums.
Enfin, n’hésitez pas à demander conseil autour de vous ! Le bouche-à-oreille est un bon moyen de recueillir des retours d’expérience et des avis sincères sur les logiciels qualité.
2.4. Testez et validez les outils
- Planifiez une démonstration personnalisée : faites parvenir en amont de l’échange à l’éditeur un maximum d’informations sur votre contexte et vos attentes.
- Demandez une période de test pour éprouver le logiciel en conditions réelles et vous assurer de sa compatibilité avec vos besoins.
Choisir un logiciel de gestion de la qualité en 2025 nécessite une approche méthodique et une analyse rigoureuse des besoins. En suivant ces étapes proposées, vous maximisez vos chances de sélectionner une solution adaptée et d’en tirer le meilleur parti.
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