Comment la mise en place d’un logiciel qualité permet d’harmoniser les pratiques de travail ?
Retour d’expérience du Groupement Hospitalier Nord-Dauphiné - GHND
Responsable Management Qualité Risques GHND
Abdel Boudilmi
"En plus de nous former au logiciel, les équipes QualNet nous ont aidés à structurer nos processus et à les retranscrire au travers des logiciels Intraqual DYNAMIC et Intraqual DOC."
Harmoniser les pratiques
Avant notre rencontre avec QualNet, les différentes équipes du GHND n’avaient pas la même manière d’administrer les documents et de traiter les formulaires de signalement d’événements indésirables (FSEI).
Cette façon de travailler était historique, liée à la répartition des agents du GHND sur quatre sites différents et espacés de plusieurs dizaines de kilomètres. Avec la structuration du GHT, il est devenu nécessaire d’harmoniser nos pratiques pour mieux répondre aux exigences qualité des organismes de certification et aux enjeux de la prise en charge de nos patients.
Nous avions besoin :
- D’un logiciel qui regroupe au même endroit une gestion électronique documentaire et un modéliseur de workflows, car nous fonctionnons en GHT ;
- D’une équipe capable de nous accompagner pour structurer nos processus ;
- D’un support technique disponible ;
- D’un logiciel qui permet au responsable qualité de manager toute la partie qualité, quel que soit le site.
4 raisons de choisir QualNet
Les équipes QualNet ont pris le temps de comprendre et d’analyser nos besoins avant de nous présenter les différentes fonctionnalités de la suite Intraqual.
Quatre points ont retenu notre attention :
🌳 La possibilité de définir finement et de manière autonome l’arborescence de la gestion électronique de documents ;
🤝 L’accompagnement personnalisé pour la conduite de projet et le déploiement de l’outil ;
👌 La simplicité du paramétrage des workflows ;
✍️ La mise en place d’un processus complet de gestion documentaire avec un rédacteur, un vérificateur, un approbateur et un signataire pour dématérialiser complètement la gestion des documents.
Cheffe de projet QualNet
Nadège Reveilles
"Un projet à valeur ajoutée pour chacune des parties, avec des acteurs pleinement engagés."
Perfectionner nos processus
Les utilisateurs avaient des craintes pour paramétrer le logiciel. Cependant, elles se sont envolées rapidement. La phase de conception est longue (entre 1 et 2 mois) mais le paramétrage des logiciels est simple à comprendre. Nous avons monté une équipe en interne dédiée au projet QualNet pour faciliter l’apprentissage et gagner du temps sur le paramétrage.
De plus, Nadège a été notre interlocutrice pendant tout le projet. Elle a formé les administrateurs et nous a accompagnés tout au long de la création de nos différents workflows. Son expertise nous a permis d’optimiser les workflows que nous avions déjà créés en amont.
Nadège nous a partagé des templates pour concevoir nos workflows. Par la suite, nous avons amélioré ces templates pour qu’ils correspondent à 100% à notre structure.
Aujourd’hui, nous avons six workflows que nous utilisons au quotidien :
- Accident du travail ;
- Signalement des événements indésirables (FSEI) ;
- Chute ;
- Document unique ;
- Rapport de garde ;
- Signalement des événements indésirables pour l’Institut de formation des soins infirmiers (IFSI).
L’harmonisation de nos processus nous a permis de diviser par deux le temps de traitement de nos fiches. Le travail des agents est plus fluide.
Reprise de notre historique dans la GED
En ce qui concerne la mise en place d’Intraqual DOC, nous avons travaillé différemment. L’enjeu était de reprendre et d’intégrer dans la GED la documentation existante issue de nos quatre sites. En partant d’un modèle fourni par les équipes de QualNet, nous avons préparé un fichier Excel pour pouvoir intégrer directement toutes nos procédures.
Une fois la totalité de nos documents intégrée dans le tableau Excel, il a été possible d’importer facilement tous nos documents dans Intraqual DOC.
Aujourd’hui, nous avons plus de 1 500 documents sur l’ensemble des 4 sites avec 2 500 personnes qui ont accès à cette GED.
A propos du GHND
Le Groupement Hospitalier Nord-Dauphiné assure la prise en charge sanitaire d’un territoire de 310 000 habitants sur 158 communes.
Soins, prévention, éducation thérapeutique et enseignement sont assurés au quotidien par l’ensemble du personnel médical, soignant, administratif et technique, au sein d’un environnement ouvert et doté d’équipements de pointe.
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